Kan je IT uitbesteden?

IT uitbesteden aan een extern bedrijf kan vele voordelen opleveren. Een interne IT-specialist raakt sneller achter op de techniek, waar een commercieel bedrijf de zaken wel moet bijhouden door middel van trainingen en workshops, omdat ze anders morgen geen bestaansrecht meer hebben. Omdat IT snel veroudert, is het belangrijk iemand in te schakelen die up to date blijft en IT-oplossingen snel weet toe te passen. Daarbij is het als opdrachtgever belangrijk reëel naar je eisen over de juiste IT-partner kijken.

Maatwerk

Maatwerk kan wenselijk zijn, maar betekent vaak ook dat het extra kosten met zich meebrengt. Custom made oplossingen kun je niet in een basispakket verwachten. Toch voldoet een oplossing op maat misschien beter aan uw behoeften. Vanwege de uniek bedrijfsstructuur, omdat medewerkers op alle plekken in de wereld bij gedeelde bestanden moeten kunnen, ketenpartners het systeem willen raadplegen of omdat je binnen een bepaald termijn explosieve groei verwacht, dan is het ook vanzelfsprekend dat je hiervoor de externe IT-beheerder betaalt.

Verwacht meer

Verwacht dat je IT-beheerder verder denkt dan de systemen. Zeker nu alle netwerkbeheerders te maken hebben met budgetbeperkingen en de complexiteit en omvang van netwerken juist groeien, is het belangrijk een IT-bedrijf te vinden dat met creatieve oplossingen aan netwerkwensen kan voldoen. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat er waarschijnlijk een concessie gedaan moet worden zoals het vereenvoudigen van de netwerkbewaking. Wil je geen concessies doen, zoek dan een bedrijf dat proactief werkt door voorafgaand aan het probleem dit al te tackelen. Dit bedrijf moet de groei nauwkeurig en daarop anticiperen voordat de systemen vollopen. De focus moet hierbij liggen op de doelstelling van het systeem en niet op het systeem dat gevuld moet worden omdat het er nu eenmaal is.

Laat veranderingen je niet inhalen

Voordat je het weet groeit je bedrijf uit zijn jasje en voldoet je online infrastructuur niet meer aan de wensen. Of je netwerk is zo uitgebreid dat je zelf wekenlang bezig bent met het achterhalen van netwerkproblemen. Haal een netwerkbeheerder in huis waarmee je problemen sneller kunt diagnosticeren en die ervaring heeft met groeiende bedrijven en het aanleggen of optimaliseren van de systemen.

Goede externe helpdesk

Een goede externe helpdesk is cruciaal, maar niet te vergelijken met een IT-medewerker die je werknemers tegen komen bij het koffiezetautomaat, het kopieermachine of  de hal. Het is geen kwestie meer van een intern mailtje met het schaamrood op je kaken dat je alweer je wachtwoord bent vergeten. Vaak ligt het verwachtingspatroon over de helpdesk hoog, maar wordt het als vervelend ervaren dat er regels aan verbonden zijn. Een goede helpdesk is minstens zo waardevol als een intern IT-medewerker, maar het is geen gek idee medewerkers tijdig in te lichten over de gevolgen van outsourcing. Overigens kan de helpdesk van de externe IT-partner vaak ook worden uitgebreid door een geschikt pakket aan te schaffen. 

Zelf de vinger aan de pols

Wie IT uitbesteedt hoeft natuurlijk niet volledig zijn handen van het netwerk af te trekken. Naast het feit dat je voor een hybride oplossing kunt kiezen waarbij je een gedeelte van je IT bij een interne afdeling laat, is een vinger aan de pols bij de keuze voor een volledige uitbesteding altijd verstandig. Zorg voor een minimale know how om dit te doen. Wanneer de glazenwasser langs komt maar de hele tweede verdieping overslaat, zal u hier immers ook iets van zeggen.