Door de digitalisering van onze omgeving worden steeds meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd. Hierdoor ontstaan nieuwe mogelijkheden die het leven van een ondernemer steeds makkelijker maken. Zo ook op het gebied van facturatie. Maar welke ontwikkelingen zijn er op dit moment en wat kun je ermee? In dit artikel zetten we een aantal trends voor je op een rij, die op dit moment booming zijn in administratie land.

E-facturatie vanaf 2017 verplicht

De Rijksoverheid gaat vanaf 1 januari 2017 e-factureren verplicht stellen voor facturatie tussen overheidsinstanties en het bedrijfsleven. Deze verplichting geldt voor alle leveranciers die aan een overheidsinstantie leveren. Uit onderzoek is gebleken dat er jaarlijks zo’n 12 miljoen facturen naar de overheid worden verstuurd. Zo’n 70.000 bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en deze worden dus allemaal verplicht digitaal te factureren.

Facturen kunnen dus vanaf dat moment alleen nog elektronisch worden ingediend bij overheidsinstanties. Geen papieren facturen meer, maar alles gaat online. Dit brengt een aantal voordelen met zich mee. Online factureren is namelijk een stuk sneller en efficiënter dan factureren op papier of als PDF bestand. Op basis van je klantenbestand kunnen alle gegevens namelijk automatisch worden ingevoerd. Dit voorkomt tevens ook het maken van invoer- en verwerkingsfouten. Daarnaast worden je facturen sneller verstuurd, waardoor ze eerder bij de klant aan komen en dus ook sneller betaald zijn.

De overheid gebruikt Universal Business Language (UBL) als standaard voor e-facturatie. UBL is tevens de wereldwijde standaard taal voor e-facturatie. Het handige aan deze functionaliteit is dat automatisch een boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem kan worden gedaan. De Rijksoverheid geeft hiermee een goed voorbeeld, wat waarschijnlijk tot een sneeuwbal effect zal leiden. De verwachting is dat veel bedrijven, die nog niet e-factureren, dit op zullen volgen. Hou er dus rekening mee dat je in boekhouding hier in ieder geval voor januari 2017 klaar voor is!

Factuurherkenning door middel van scan en herken

Een functie die steeds populairder wordt, is het Optical Character Recognition (OCR). De OCR functie wordt doorgaans ook wel ‘Scan en herken’ genoemd. Het handige aan deze tool is dat het in staat is tekst uit een plaatje om te zetten naar harde data. Zo kan het systeem bijvoorbeeld kop- en regelgegevens van een ingescande- of pdf factuur automatisch herkennen. Dit maakt het mogelijk om je facturatie te automatiseren, omdat je bonnetjes en facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken in boekhoud- of facturatie software. Factuurherkenning tools kunnen dus een hoop werk uit handen nemen.

Mobiele facturatie

Mobiele facturatie is de laatste tijd erg populair geworden. Softwareontwikkelaars spelen hier uiteraard op in. Naast bestaande functies, zoals inloggen met Touch ID (het inloggen met je vingerafdruk) worden ook nieuwe functionaliteiten ontwikkelt. Zo kun je nu bijvoorbeeld snel verkoopfacturen maken en versturen met enkele drukken op de knop, wanneer je klantgegevens al hebt opgeslagen. Ook zijn er factuurprogramma’s die door een koppeling bedrijfsinformatie en contactgegevens uit de database van de Kamer van Koophandel kunnen uitlezen. Hierdoor hoeft de informatie niet meer handmatig verwerkt te worden. Een mobiele app heeft daarnaast in vergelijking de desktop versie van de software een versimpelde lay-out door het verschil in omvang van het scherm. Hiermee kun je gemakkelijker over het systeem navigeren.

Administratie op je smartwatch

Eén van de nieuwste innovaties op het gebied van facturatie is factureren via je smartwatch. Boekhoud- en facturatie apps voor een smartwatch kun je zowel op Andriod- als op de Apple Watch gebruiken. Het handige aan een smartwatch is, is dat deze context aware is. Dit betekent dat je smartwatch via GPS altijd weet waar je bent. Je kunt eenvoudig met één druk op de knop kun je in- en uitklokken. Met een precieze urenregistratie stel je vervolgens makkelijk facturen op. Ook kun je je banksaldo en openstaande posten direct inzien. Een groot voordeel van een smartwatch is dat je het apparaat niet vast hoeft te houden, maar altijd en overal draagt. Het gemak en comfort is hiermee dus ultiem. Wanneer je veel onderweg bent of even je handen niet vrij hebt, is dit dus erg handig.