Heeft u eigenlijk wel grip op de organisatie?

Veel bedrijven worstelen met het behalen van het grootste rendement uit de uren van de medewerkers. Weet u hoeveel geld er maandelijks weg wordt gegooid in uw organisatie? Zo nee, tijd om dit inzichtelijk te gaan maken, ook al doet het even pijn. Uit onderzoek blijkt dat er binnen een organisatie gemiddeld vier declarabele uren per 40-urige werkweek niet gefactureerd worden. De oorzaak:  slordige of achterstallige urenregistratie. Vermenigvuldig dit met jullie uurtarief en het aantal declarabele medewerkers en u weet uw verlies per week. Het verlies per jaar is snel berekend. Welke oplossingen zijn er hiervoor?

Aandacht voor de administratieve organisatie

Dit verlies is om te zetten in winst door het proces van offerte tot project tot debiteuren de aandacht te geven die het verdient. Het is tenslotte de motor achter uw omzet generatie. En daarmee wellicht wel het belangrijkste proces binnen het bedrijf. Toch blijkt het vaak een ondergeschoven kindje. De meeste ondernemers worden gewoon niet echt warm van het inregelen van hun bedrijfsprocessen. Ze vertrouwen daarom teveel op hun mensen, vinden nieuwe projecten en warme leads veel interessanter of zijn te druk met het blussen van brandjes. Zodat er geen tijd genomen wordt voor de administratieve organisatie.  Geen verstandige keuze, blijkt. Er is aangetoond dat de aandacht van de ondernemer voor zijn financiën in direct verband staat met de financiële gezondheid en dus de winst van zijn bedrijf.  Aan de basis van dit alles ligt de urenregistratie. Ga maar na: zonder juiste urenregistratie geen juiste projectadministratie, met als gevolg geen juiste facturatie.

Te nemen maatregelen

Welke maatregelen kunt u nemen om de urenregistratie en bijbehorende facturatie voortaan het best lopende proces binnen uw organisatie te maken?

  1. Breng het proces van offerte tot project tot debiteuren stap voor stap in kaart. Waar kan er verbeterd worden? Waar loopt het fout? Dit kunt u doen aan de hand van een implementatieschema. Hierin worden alle stappen en alle rollen een voor een beschreven in een stroomschema. Het zal voelen als te gedetailleerd, maar alleen zo is inzichtelijk te maken op welke punten het proces hapert.  En kunnen er concrete actiepunten opgesteld worden.
  2. Stel een kwaliteitsdocument op voor het schrijven van tijd. Zet normen op voor het instellen van de urenregels en voor het tijdschrijven. Wanneer moeten werknemers op welk project schrijven? Welke uren zijn declarabel? Wat voor soort posten moeten er per project aangemaakt worden om op te kunnen schrijven?
  3. Schaf de juiste urenregistratie tooling aan. Neem hiervoor uzelf als voorbeeld. Als u het niet gebruikt om uw tijd te schrijven, doen uw medewerkers het ook niet. Kies dus een tool die uzelf aanspreekt. Want zoals voor zoveel bedrijfsprocessen geldt:

”Niks werkt topdown, behalve het goede voorbeeld”

Zelf vanaf vandaag ook netjes de uren schrijven dus. Dit hoeft helemaal niet zo vervelend te zijn als het lijkt.

Voordelen tooling

Met de juiste tool kost het registreren van uren iedereen maar vijf minuten per dag. Bijkomstig voordeel is het inzicht dat u verkrijgt over hoe de uren zijn besteed. Door dit te analyseren wordt u steeds efficiënter en kunt u gaan leren van het verleden. Een managementdashboard is zo snel ingericht met relevante stuurinformatie. In de modernste tools is er met een druk op de knop te zien welke projecten winstgevend zijn en welke niet. Zo kan de marketing veel gerichter. Ook is er eenvoudig te zien welk project uit de uren loopt en dus bijgestuurd moet worden. Zo worden verrassingen op het eind en vervelende situaties met medewerkers en klanten voorkomen. Met meer toekomstige winst en tevreden relaties intern en extern als gevolg.

Hulp bij het kiezen van de juiste tool

Wanneer u gaat googlen op>urenregistratie software, zult u zien dat er wel 1000 opties zijn. Er gaat veel tijd zitten in het onderzoeken van welke software bij uw bedrijf past. Door gebruik te maken van een vergelijkingssite voor online tools waarop u filters kunt instellen,  vindt u eenvoudig de tool die bij uw bedrijfsgrootte en wensen past. Veel tools hebben een gratis proefperiode, zodat u er eens mee kan experimenteren.

Al het bovenstaande in ogenschouw genomen krijgt de term uurtje factuurtje toch plots een hele andere gevoelswaarde, vindt u niet?