In het nieuws verschijnen regelmatig berichten over uit de hand gelopen projecten. Deze duren te lang, de kosten zijn te hoog of men is slecht geïnformeerd. Projectmanagement kan dus beter, veel beter. De vraag is alleen hoe.

Eigenlijk is het lastig de beste manier aan te wijzen om het projectmanagement gestalte te geven. Voor iedereen die op zoek was naar dé magische oplossing: die is er niet. Logisch eigenlijk, want ieder project is anders. Misschien mag het onderwerp gelijk zijn, de uitwerking ervan zal verschillen. In grote lijnen komt de projectaanpak misschien overeen met vergelijkbare projecten, dat dan weer wel.

Juist dit verschil is van essentieel belang. Als het om het verbeteren van projectmanagement gaat. Het willen inzien dat geen project gelijk is. Gelukkig zijn er genoeg projectmanagers die dit willen inzien. Helaas is het nog maar al te vaak zo, dat zij in de minderheid zijn.

Kijkje in de keuken

Wat goed kan helpen, zo denkt men, is het kijken naar anderen. Een kijkje in de keuken, die vaak samengevat wordt met de hippe term Best Practices. Om vervolgens deze praktijkervaring toe te passen binnen de eigen organisatie. Nog steeds niets mis mee, behalve het feit dat men de vergissing maakt dat hoe het er in een andere organisatie aan toe gaat mogelijk niet gaat werken.

Realisme

Omdat projectmanagers vandaag de dag geacht worden om lean te werken, is het besparen van kosten een belangrijk uitgangspunt. In dit proces van besparen komt men bij sommige projecten erachter dat het erg lastig is om alle poppetjes op de juiste plaats te krijgen zonder een realistische kostenberekening.

Realisme lijkt soms ondergeschikt te zijn aan het zo goedkoop mogelijk willen of moeten werken. De teleurstelling is dan ook groot wanneer blijkt dat aan het einde van het project de kosten juist niet mee vielen. Vooral bij IT-projecten levert dit bij eindgebruikers de nodige weerstand op.

Nationale Politie

In het nieuws verschijnen geregeld berichten over die IT-projecten die uiteindelijk veel duurder bleken te zijn. Of, zoals in het geval van de Nationale Politie, een opeenstapeling van mislukte IT-projecten.

In april 2015 verschenen de zoveelste alarmerende berichten over de IT-infrastructuur bij de politie. Zeker niet de eerste keer, zo meldde de NOS-website. Begin 2016 werd duidelijk dat er nog weinig terecht gekomen was van de belofte om IT-projecten meer succesvoller te maken.

Hoe?

De vraag die we aan het begin stelde van dit artikel hoe projectmanagement zichzelf kan verbeteren is lastig te beantwoorden, wanneer het alleen aan de projectmanagers overgelaten wordt. De basis dient goed te zijn. Hiermee bedoelen we niet een juiste keuze voor bijvoorbeeld een planningsprogramma of het delen van de benodigde projectdocumentatie. Nee, de basis is in dit geval de keuze voor een juiste aanpak en daarbij behorend (als het een IT-project betreft) een instrument of platform om dit doel te bereiken. Een doel dat niet alleen maar tot stand komt omdat het lean is. Nee, een doel dat bereikt wordt omdat de gebruikersorganisatie hiermee kan instemmen.

Allemaal erg logisch. Klopt, dat is het ook. De voorbeelden in dit artikel laten echter een ander verhaal zien. Een verhaal van minder logica.