Skip to content

Archive

Category: IT

Door de corona crisis wordt er steeds meer gevraagd van ondernemers en haar medewerkers. Zo wordt geacht zoveel mogelijk thuis te werken. Alleen aan welke voorwaarden moet een thuiswerkplek voldoen? In dit artikel bespreekt Dvd ICT de belangrijkste voorwaarden. 

Arboregels voor een goede thuiswerkplek 

De werkgever is verplicht om een goede thuiswerkplek te faciliteren wanneer er toestemming wordt gegeven om minimaal 2 uur per week vanuit huis te werken. Hierbij moet de werkgever dus denken aan een ergonomische werkplek, juiste verlichting. Daarnaast moet tegelijkertijd wel rekening gehouden worden met de privacywetgeving. Als werkgever kun je namelijk niet zomaar de werkplek controleren van je werknemers. 

Benodigdheden voor een thuiswerkplek 

De werkplek moet uiteraard voldoen aan allerlei regels om een arbo verantwoorde werkplek te hebben. Daarnaast moet ook de ICT infrastructuur in orde zijn. Is het mogelijk om vanuit thuis op de interne server van het bedrijf te komen? Is er een goede internet verbinding? Dit zal bij de meeste huishoudens inmiddels wel in orde zijn, maar wellicht is het beter om via de internet kabel te werken in plaats van via de WiFi.  Zijn er hiervoor dan voldoende verlengsnoeren om alles aan te kunnen sluiten? Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met de communicatie. Als het personeel allemaal thuis moet werken, hoe wordt er dan gecommuniceerd naar de klanten, wellicht is videobellen ook een optie om de meeting te vervangen? Krijgt iedereen hiervoor een telefoon van de zaak of wordt er met de eigen telefoon gecommuniceerd? 

Werk samen via Google Drive 

Moet je samenwerken met collega’s dan is het makkelijkst om in de cloud te werken. Op kantoor kun je vaak nog altijd met iemand meekijken, maar wanneer iedereen vanuit huis werkt is dat al wat lastiger. Als werkgever is het daarom ook aan te raden de werknemers de mogelijk te geven om via Google Drive te werken. Hierbij kunnen bestanden gemakkelijk gedeeld worden en gelijktijdig door meerdere mensen worden bewerkt. Dit is mogelijk om zelf te hosten maar kan ook worden uitbesteed aan een ICT bedrijf

Een ICT ’er die thuis in zijn kamertje is begonnen met werken en binnen een paar jaar een volledige onderneming heeft. Dat is nog eens knap. Maar de overgang van een kamer en een kantoor kan nogal groot zijn. Niet alleen moet je nadenken over wat jij zoekt in een kantoorruimte, maar ook wat de werknemers prettig vinden. Is dat een monumentaal pand of toch liever iets moderns? Ga je voor een pand in de natuur, op een industrieterrein of in de stad? Allemaal dingen waar je rekening mee moet houden. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. 

Denk na over de bereikbaarheid van de locatie

Een van de belangrijkste dingen bij het zoeken van een kantoorruimte is de bereikbaarheid van de locatie. Dit is niet alleen belangrijk voor jezelf, maar ook voor je werknemers en potentiële klanten. Wanneer je kantoorruimte niet goed bereikbaar is, kan het een obstakel vormen voor potentiële werknemers om te gaan werken bij je bedrijf. Veel kantoorruimtes hebben geen parkeergarage, dit kan ook nadelig zijn voor de klanten. Wanneer er gekozen voor wordt een kantoorruimte in Amsterdam dan zal de bereikbaarheid met het openbaar vervoer prima zijn. 

Wat voor locatie past bij de bedrijfsactiviteit 

Verder moet er ook nagedacht worden over of de locatie past bij de bedrijfsactiviteit. Werken er voornamelijk jonge mensen bij jouw ICT-onderneming dan is een dynamische locatie in de binnenstad ideaal. Of een kantoorruimte in de buurt van een parkje waar mensen in de zomer kunnen lopen. Werken er voornamelijk oudere mensen dan is een industrieterrein met een coffee corner geschikt. 

Inrichting van het kantoor

Tenslotte, is het ook verstandig om van tevoren na te denken over de inrichting van het kantoor. Wanneer je verschillende kantoorruimtes gaat bezoeken kan je gelijk kijken of de inrichting die je in je hoofd hebt past in de ruimte. Dit maakt het beslissingsproces ook een stuk makkelijker. Houd daarbij ook rekening met het aantal werknemers.

Onderhoud aan je WordPress website is belangrijk om online prestaties, veiligheid en functionaliteit te behouden. Daarnaast wil je hacks, ongewenste reclame en fouten voorkomen. Doe daarom regelmatig onderhoud. Minimaal maandelijks en bij voorkeur zelfs wekelijks. Hier beschrijven we een aantal tips en tools om je website op een veilige manier te onderhouden. Wil je het onderhoud uitbesteden? Ga naar www.wordpressonderhoud.nlen bekijk alle mogelijkheden.

  1. Backups

Start altijd met maken van backups. Doe dit dagelijks via de hosting en wekelijks via een plugin, zoals WP Updraft. Met de gratis functie van de plugin kan je handmatig backups maken in een cloud, zoals Google Drive of Dropbox. Met de betaalde versie kan je het proces automatiseren. Ondanks automatisering, controleer regelmatig of back-ups überhaupt wel werken. Het zou jammer zijn als later blijkt dat backups niet werken of onvolledig zijn.

  1. Verwijderen en opschonen

Hou je website up-to-date door ongebruikte plugins en thema’s te verwijderen. Verwijder ongebruikte pagina’s, berichten en mediabestanden volledig, zodat de website beter kan presteren en veiligheidsrisico’s worden beperkt.

  1. Herstellen gebroken links en foutcodes

Links naar je website of op je website naar andere pagina’s moeten natuurlijk werken. Regelmatig komt het voor dat links niet meer werken of redirects bevatten. Tevens ontstaan er regelmatig foutcodes op pagina´s die niet meer bestaan. Dit kan je opsporen met een tool zoals screaming frog. Identificeer hierbij 3xx 4xx en 5xx pagina. Herstel indien mogelijk, verwijder of wijzig naar dit naar een gepaste URL.

  1. Controleer website beveiliging

Beveilg je website met een goed wachtwoord en gebruik 2FA identificatie bij het het inloggen. Whitlist specifieke IP`s, zoals je werkplek, zodat je zonder 2FA toegang hebt. Indien je op een andere locatie werkt kan je middels een code via bijv. de Google Authenticicator App inloggen met een een unieke code. Verwijder eventuele gebruikers die niet meer actief bezig zijn op de site. Op deze manier beperk je het risico dat kwaadwillende je website overnemen of vol plaatsen met fouten en ongewenste reclame.

  1. Onderhoudsmodus inschakelen

Start je met onderhoud? Schakel de onderhoudsmodus aan binnen WordPress bij groot onderhoud. Zodra het uitgevoerd is, controleer je basis functionaliteiten, zoals een contact- of bestelformulier. Daarna kan je de onderhoudsmodus uitschakelen.

Vind je het lastig om een geschikte baan te vinden? Er zijn diverse sectoren, waarbinnen de vraag naar medewerkers zeer groot is. Denk bijvoorbeeld aan de zorgbranche, waarin men momenteel te kampen heeft met een groot tekort. Of wat te denken van de IT-sector? Het aanbod aan geschoold IT-personeel is relatief klein. Op deze manier ben je met een opleiding binnen de IT-wereld relatief aantrekkelijk voor bedrijven. Zelfs wanneer je al wat ouder bent! In dit artikel vertellen we je meer over het werken als een ICT’er. Wil je hulp bij het vinden van een passende baan? Bekijk deze website om hier meer over te lezen.  continue reading…

Op het digitale web breekt de online marketing in alle hevigheid los. SEO. SEA. Social media. Deze termen komen u vast en zeker niet onbekend voor. Maar om de strijd van uw concurrentie te kunnen winnen, heeft u niet alleen online marketing nodig. Ook buiten het internet zijn er vele kansen te vinden. In deze blog leest u drie manieren om ook offline uw ICT-dienst te promoten. continue reading…

Bent u op zoek naar een goede oplossing zodat u de rittenregistratie overzichtelijk bij kunt houden? Dan hebben wij goed nieuws voor u! Fleetassist is namelijk de oplossing. Maar weet u ook welke oplossingen er allemaal zijn? Wij leggen het u graag uit en dan kiest u vast en zeker ook voor dit systeem! continue reading…

Heeft u eigenlijk wel grip op de organisatie?

Veel bedrijven worstelen met het behalen van het grootste rendement uit de uren van de medewerkers. Weet u hoeveel geld er maandelijks weg wordt gegooid in uw organisatie? Zo nee, tijd om dit inzichtelijk te gaan maken, ook al doet het even pijn. Uit onderzoek blijkt dat er binnen een organisatie gemiddeld vier declarabele uren per 40-urige werkweek niet gefactureerd worden. De oorzaak:  slordige of achterstallige urenregistratie. Vermenigvuldig dit met jullie uurtarief en het aantal declarabele medewerkers en u weet uw verlies per week. Het verlies per jaar is snel berekend. Welke oplossingen zijn er hiervoor?

Aandacht voor de administratieve organisatie

Dit verlies is om te zetten in winst door het proces van offerte tot project tot debiteuren de aandacht te geven die het verdient. Het is tenslotte de motor achter uw omzet generatie. En daarmee wellicht wel het belangrijkste proces binnen het bedrijf. Toch blijkt het vaak een ondergeschoven kindje. De meeste ondernemers worden gewoon niet echt warm van het inregelen van hun bedrijfsprocessen. Ze vertrouwen daarom teveel op hun mensen, vinden nieuwe projecten en warme leads veel interessanter of zijn te druk met het blussen van brandjes. Zodat er geen tijd genomen wordt voor de administratieve organisatie.  Geen verstandige keuze, blijkt. Er is aangetoond dat de aandacht van de ondernemer voor zijn financiën in direct verband staat met de financiële gezondheid en dus de winst van zijn bedrijf.  Aan de basis van dit alles ligt de urenregistratie. Ga maar na: zonder juiste urenregistratie geen juiste projectadministratie, met als gevolg geen juiste facturatie.

Te nemen maatregelen

Welke maatregelen kunt u nemen om de urenregistratie en bijbehorende facturatie voortaan het best lopende proces binnen uw organisatie te maken?

  1. Breng het proces van offerte tot project tot debiteuren stap voor stap in kaart. Waar kan er verbeterd worden? Waar loopt het fout? Dit kunt u doen aan de hand van een implementatieschema. Hierin worden alle stappen en alle rollen een voor een beschreven in een stroomschema. Het zal voelen als te gedetailleerd, maar alleen zo is inzichtelijk te maken op welke punten het proces hapert.  En kunnen er concrete actiepunten opgesteld worden.
  2. Stel een kwaliteitsdocument op voor het schrijven van tijd. Zet normen op voor het instellen van de urenregels en voor het tijdschrijven. Wanneer moeten werknemers op welk project schrijven? Welke uren zijn declarabel? Wat voor soort posten moeten er per project aangemaakt worden om op te kunnen schrijven?
  3. Schaf de juiste urenregistratie tooling aan. Neem hiervoor uzelf als voorbeeld. Als u het niet gebruikt om uw tijd te schrijven, doen uw medewerkers het ook niet. Kies dus een tool die uzelf aanspreekt. Want zoals voor zoveel bedrijfsprocessen geldt:

”Niks werkt topdown, behalve het goede voorbeeld”

Zelf vanaf vandaag ook netjes de uren schrijven dus. Dit hoeft helemaal niet zo vervelend te zijn als het lijkt.

Voordelen tooling

Met de juiste tool kost het registreren van uren iedereen maar vijf minuten per dag. Bijkomstig voordeel is het inzicht dat u verkrijgt over hoe de uren zijn besteed. Door dit te analyseren wordt u steeds efficiënter en kunt u gaan leren van het verleden. Een managementdashboard is zo snel ingericht met relevante stuurinformatie. In de modernste tools is er met een druk op de knop te zien welke projecten winstgevend zijn en welke niet. Zo kan de marketing veel gerichter. Ook is er eenvoudig te zien welk project uit de uren loopt en dus bijgestuurd moet worden. Zo worden verrassingen op het eind en vervelende situaties met medewerkers en klanten voorkomen. Met meer toekomstige winst en tevreden relaties intern en extern als gevolg.

Hulp bij het kiezen van de juiste tool

Wanneer u gaat googlen op>urenregistratie software, zult u zien dat er wel 1000 opties zijn. Er gaat veel tijd zitten in het onderzoeken van welke software bij uw bedrijf past. Door gebruik te maken van een vergelijkingssite voor online tools waarop u filters kunt instellen,  vindt u eenvoudig de tool die bij uw bedrijfsgrootte en wensen past. Veel tools hebben een gratis proefperiode, zodat u er eens mee kan experimenteren.

Al het bovenstaande in ogenschouw genomen krijgt de term uurtje factuurtje toch plots een hele andere gevoelswaarde, vindt u niet?

 

Door de digitalisering van onze omgeving worden steeds meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd. Hierdoor ontstaan nieuwe mogelijkheden die het leven van een ondernemer steeds makkelijker maken. Zo ook op het gebied van facturatie. Maar welke ontwikkelingen zijn er op dit moment en wat kun je ermee? In dit artikel zetten we een aantal trends voor je op een rij, die op dit moment booming zijn in administratie land.

E-facturatie vanaf 2017 verplicht

De Rijksoverheid gaat vanaf 1 januari 2017 e-factureren verplicht stellen voor facturatie tussen overheidsinstanties en het bedrijfsleven. Deze verplichting geldt voor alle leveranciers die aan een overheidsinstantie leveren. Uit onderzoek is gebleken dat er jaarlijks zo’n 12 miljoen facturen naar de overheid worden verstuurd. Zo’n 70.000 bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en deze worden dus allemaal verplicht digitaal te factureren.

Facturen kunnen dus vanaf dat moment alleen nog elektronisch worden ingediend bij overheidsinstanties. Geen papieren facturen meer, maar alles gaat online. Dit brengt een aantal voordelen met zich mee. Online factureren is namelijk een stuk sneller en efficiënter dan factureren op papier of als PDF bestand. Op basis van je klantenbestand kunnen alle gegevens namelijk automatisch worden ingevoerd. Dit voorkomt tevens ook het maken van invoer- en verwerkingsfouten. Daarnaast worden je facturen sneller verstuurd, waardoor ze eerder bij de klant aan komen en dus ook sneller betaald zijn.

De overheid gebruikt Universal Business Language (UBL) als standaard voor e-facturatie. UBL is tevens de wereldwijde standaard taal voor e-facturatie. Het handige aan deze functionaliteit is dat automatisch een boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem kan worden gedaan. De Rijksoverheid geeft hiermee een goed voorbeeld, wat waarschijnlijk tot een sneeuwbal effect zal leiden. De verwachting is dat veel bedrijven, die nog niet e-factureren, dit op zullen volgen. Hou er dus rekening mee dat je in boekhouding hier in ieder geval voor januari 2017 klaar voor is!

Factuurherkenning door middel van scan en herken

Een functie die steeds populairder wordt, is het Optical Character Recognition (OCR). De OCR functie wordt doorgaans ook wel ‘Scan en herken’ genoemd. Het handige aan deze tool is dat het in staat is tekst uit een plaatje om te zetten naar harde data. Zo kan het systeem bijvoorbeeld kop- en regelgegevens van een ingescande- of pdf factuur automatisch herkennen. Dit maakt het mogelijk om je facturatie te automatiseren, omdat je bonnetjes en facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken in boekhoud- of facturatie software. Factuurherkenning tools kunnen dus een hoop werk uit handen nemen.

Mobiele facturatie

Mobiele facturatie is de laatste tijd erg populair geworden. Softwareontwikkelaars spelen hier uiteraard op in. Naast bestaande functies, zoals inloggen met Touch ID (het inloggen met je vingerafdruk) worden ook nieuwe functionaliteiten ontwikkelt. Zo kun je nu bijvoorbeeld snel verkoopfacturen maken en versturen met enkele drukken op de knop, wanneer je klantgegevens al hebt opgeslagen. Ook zijn er factuurprogramma’s die door een koppeling bedrijfsinformatie en contactgegevens uit de database van de Kamer van Koophandel kunnen uitlezen. Hierdoor hoeft de informatie niet meer handmatig verwerkt te worden. Een mobiele app heeft daarnaast in vergelijking de desktop versie van de software een versimpelde lay-out door het verschil in omvang van het scherm. Hiermee kun je gemakkelijker over het systeem navigeren.

Administratie op je smartwatch

Eén van de nieuwste innovaties op het gebied van facturatie is factureren via je smartwatch. Boekhoud- en facturatie apps voor een smartwatch kun je zowel op Andriod- als op de Apple Watch gebruiken. Het handige aan een smartwatch is, is dat deze context aware is. Dit betekent dat je smartwatch via GPS altijd weet waar je bent. Je kunt eenvoudig met één druk op de knop kun je in- en uitklokken. Met een precieze urenregistratie stel je vervolgens makkelijk facturen op. Ook kun je je banksaldo en openstaande posten direct inzien. Een groot voordeel van een smartwatch is dat je het apparaat niet vast hoeft te houden, maar altijd en overal draagt. Het gemak en comfort is hiermee dus ultiem. Wanneer je veel onderweg bent of even je handen niet vrij hebt, is dit dus erg handig.

Het oprichten van een eigen onderneming kan ontzettend leuk zijn! Nieuwe klanten winnen, een team van personeelsleden aansturen, enzovoorts. Houd er echter rekening mee dat je voor de oprichting van je onderneming verschillende zaken geregeld moet hebben. Zo is het in Nederland verplicht om je aan te melden bij de Kamer van Koophandel, voordat je als ondernemer aan de slag mag gaan. Het inschrijven van je onderneming is in het geval van een eenmanszaak vaak binnen een paar minuten geregeld. Voor het bevestigen van deze inschrijving dien je een afspraak bij een Kamer van Koophandel-vestiging te maken.

Een bedrijfsplan maken als eerste stap

Voordat je je onderneming bij de Kamer van Koophandel in kan schrijven dien je een bedrijfsplan te hebben opgesteld. Het opstellen van een bedrijfsplan betekent dat je duidelijk omschrijft wat je plannen zijn, welke producten of diensten je aan wilt bieden, enzovoorts. Het is belangrijk om goed over dit bedrijfsplan na te denken om te voorkomen dat je al snel tegen problemen aanloopt. Wie zorgt bijvoorbeeld voor de aanvoer van producten die je gaat verkopen? Hoe ga je diensten aan de man brengen? Enzovoorts.

Tip: vraag een ervaren ondernemer om met je mee te denken over je bedrijfsplan! De ervaring van een andere onderneming kan je helpen fouten te voorkomen.

Kantoorpand en zakelijk internet regelen

Wanneer je het bedrijfsplan opgesteld hebt en je onderneming hebt ingeschreven, kun je nadenken over het huren van een kantoorpand en het regelen van zakelijk internet. Zakelijk internet moet snel zijn en een hoge uptime hebben. Je moet er immers niet aan denken dat het internet voortdurend haperingen vertoont. Dit kan de productiviteit van je medewerkers ernstig belemmeren. Vergelijk vooraf verschillende providers met elkaar, om het beste internetabonnement te vinden. Zakelijk internet vergelijken kan via verschillende online vergelijkingstools.

Als je nog niet bekend bent met een VPN dan is het hoogtijd om daar verandering in te brengen, want mogelijk dat het dus nu onduidelijk wat de voordelen hiervan zijn. Is een VPN wel echt handig en echt veilig?

Die vragen gaan wij nu voor je beantwoorden, VPN’s hebben zeker veel belangrijke functies. Die functies zijn vooral gericht op veiligheid en je privacy. En zo zijn er nog wel meer voordelen.

  1. Privacy

De voornaamste reden om een VPN-Service te gaan gebruiken is toch wel je privacy. Zonder dat je er erg in hebt wordt je in de gaten gehouden. Alle website die je bezoekt en alle dingen die je opzoekt in Google worden ook bijgehouden. Overheden doen dit vooral, maar ook websites en andere bedrijven.

Door een VPN te gaan gebruiken kan je hier verandering in brengen. Door een VPN te gebruiken vander je namelijk je zichtbaarheid online. Dit helpt tegen het achterhalen van je echte IP adres, zo kijken overheden en bedrijven dus niet meer mee. Ook is je locatie dan niet meer te achterhalen doordat je IP anders is en bepaalde methodes gebruikt om dit te verstoppen.

Er gaat ook een zogeheten encryptie over je internetverkeer, versleuteling ook wel genoemd. Dit zorgt ervoor dat bijvoorbeeld je ISP (Internet provider) en overheden niet kunnen zien wat je doet op internet. Door middel van de VPN-Dienst weten zij dus niet wat je doet en wie je bent. Het is nooit volledig anoniem, maar zorgt zeker voor veel meer privacy.

 

  1. Veiligheid

Nog een zeer goede reden voor een VPN is de veiligheid die omhoog gaat. Dit komt doordat er versleuteling is, zo kunnen andere niet je verkeer aftappen en meekijken. Bij je normale internetverbinding is dit niet het geval. Dit maakt het vrijwel onmogelijk voor een hacker om gegevens af te lezen.

Bij (openbare) Wifi is een VPN vrijwel noodzakelijk als het gaat om veiligheid. Zonder VPN zijn openbare WiFi spots erg onveilig. Er kan direct meegekeken worden met je verkeer, dus gebruik een VPN of gebruik helemaal geen openbare Wifi!

 

  1. Omzeil blokkades

De 3e belangrijke reden is om met een VPN blokkades te kunnen omzeilen. Je hebt vast wel eens gehoord over ThePirateBay blokkades door providers, door middel van een VPN-Dienst kan je makkelijk deze blokkade omzeilen, dit geldt ook voor andere websites die overheden of bedrijven blokkeren.

Het is ook makkelijk als je in het buitenland online TV wilt kijken, Nederlandse bedrijven blokkeren meestal verbindingen uit andere landen, maar met een VPN kan je dus gewoon rustig je series e.d. blijven kijken.

Hopelijk heb je door ons artikel ingezien hoe belangrijk het is om een VPN te gebruiken, of je nou basis of risky dingen online doet, een VPN is geschikt voor iedereen. Het klinkt misschien alsof een VPN heel duur is maar dat is zeker niet waar, voor een paar euro per maand heb je al een Premium VPN Dienst die te gebruiken is op Desktop en Mobiel. VPN’s ondersteunen meestal wel Mac en Windows. Er zijn ook gratis VPN’s, maar deze kan je dan meestal niet gebruiken of je smartphone.